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Laufende Projekte reagieren meist
sehr sensibel auf äußere Eingriffe in die Projektarbeit.
Aus diesem Grund werden die einzelnen Schritte
des Projekt-Assessments mit dem Auftraggeber und der
Projektleitung vor Beginn abgestimmt. |
| Das Vorgehen sieht folgende Schritte
vor: |
| Erwartungen
klären
|
In diesem ersten
Schritt werden dem Auftraggeber und/oder der Projektleitung
die Methode des Projekt Assessment präsentiert,
offene Fragen geklärt und die gemeinsamen Erwartungen
und Ziele dokumentiert.
Ziele können hierbei sein:
 Stärken
und Schwächen in der Projektarbeit zu ermitteln
Die
Projektarbeit kontinuierlich zu verbessern
Die
Erfahrung aus einer Vielzahl von Projekten zu nutzen
Die
Entwicklung von Maßnahmen
Projektkosten
zu senken und Erfolgschancen zu erhöhen |
| Vorgehen
festlegen |
Bei der Abstimmung des Vorgehens werden folgende
Fragestellungen mit dem Auftraggeber und der Projektleitung
geklärt:
Wer
soll an dem Assessment teilnehmen?
Wie
soll das Assessment kommuniziert werden?
Wie
und mit wem sind die Kriterien abzustimmen?
Wann
finden welche Aktivitäten statt? |
| Kriterien abstimmen |
In diesem Schritt werden mit den definierten Personen
die Kriterien in zwei Stufen festgelegt und gewichtet,
nach denen das Projekt eingeschätzt werden
soll.
In
der ersten Stufe werden aus dem Kriterienkatalog
"unternehmensweite" Kriterien ausgewählt,
die auf jeden Fall zu berücksichtigen sind.
Anschließend
werden alle Kriterien festgelegt, die den Erfolg
des Projektes maßgeblich beeinflussen. Da
nicht für jedes Projekt alle Kriterien gleich
wichtig sind, findet eine, für das Projekt
individuelle Gewichtung statt. |
| Hier
finden Sie weitere Informationen zu den Kriterien. |
| Informationen
identifizieren |
Die Projektarbeit
sollte durch die Durchführung des Projekt
Assessments so gering wie möglich beeinträchtigt
werden.
Aus diesem Grund werden in diesem Schritt alle verfügbaren
Informationen identifiziert, die eine erste Einschätzung
des Projektes anhand der festgelegten Kriterien
ermöglichen.
Nach unserer Erfahrung können 80% der erforderlichen
Informationen über Dokumentationen identifiziert
werden. 20% der Informationen werden durch Interviews
ermittelt. |
| Kommunizieren |
Alle Projektmitarbeiter sind direkt oder indirekt
von dem Assessment bzw. den daraus abgeleiteten Maßnahmen
betroffen.
Um die Akzeptanz der Ergebnisse zu erhöhen,
sollten die Ziele, das Vorgehen und die Inhalte
des Projekt Assessments frühzeitig kommuniziert
werden.
Dies kann durch uns geschehen oder im idealen Fall
durch die Projektleitung selbst. |
| Kriterien prüfen |
Die Informationen zu den Kriterien werden gemäß
der vereinbarten Vorgehensweise ermittelt, Informationslücken
durch Interviews geschlossen. Die Einschätzung
mit der Projektleitung und/oder dem Auftraggeber
im Rahmen der Ergebnisabstimmung vorgenommen.
Pro Kriterium werden in einem zentralen Ergebnisdokument
folgende Punkte festgehalten:
die
genutzten Informationen/Informationsquelle,
die
Begründung für die Erfüllung eines
Kriteriums,
die
Gewichtung des Kriteriums und
mögliche
Verbesserungspotentiale. |
| Hier
finden Sie weitere Informationen zu den Kriterien. |
| Ergebnisse abstimmen |
Die Ergebnisse des Projekt Assessments
Erfüllte
und nichterfüllte Kriterien
Verbesserungspotentiale
Maßnahmen
Empfehlungen
zur weiteren Vorgehensweise
werden mit dem Auftraggeber und insbesondere der
Projektleitung abgestimmt. |
| Ergebnisse präsentieren |
Die Ergebnisse des Projekt Assessments
Erfüllte
und nichterfüllte Kriterien
Verbesserungspotentiale
Maßnahmen
Empfehlungen
zur weiteren Vorgehensweise
Ermittelte
Gesamtpunktzahl des Projektes
werden innerhalb des Projektes und gegenüber
dem Management des Unternehmens präsentiert
bzw. übergeben.
Hieran schließt sich die Entscheidung über
die weitere Vorgehensweise in dem Projekt und die
Durchführung eines Folge-Assessments zur Überprüfung
des Erfolges der Verbesserungsmaßnahmen an. |
Projektmanagement
